EN 
GR 
Ως μάνατζερ, το να παρέχετε ανατροφοδότηση στους υπαλλήλους σας είναι από τις πιο σημαντικές ευθύνες σας. Η αποτελεσματική ανατροφοδότηση όχι μόνο βοηθά τους εργαζομένους να βελτιώσουν την απόδοσή τους, αλλά καλλιεργεί επίσης μια κουλτούρα συνεχούς μάθησης και ανάπτυξης. Ωστόσο, η παροχή feedback μπορεί να είναι πρόκληση. Το κλειδί είναι να είστε εποικοδομητικοί, σαφείς και υποστηρικτικοί. Αυτό το άρθρο παρέχει έναν οδηγό βήμα-βήμα για να δίνετε ανατροφοδότηση που κινητοποιεί και οδηγεί σε θετική αλλαγή.
1. Προετοιμαστείτε Εκ των Προτέρων
Πριν δώσετε feedback, αφιερώστε λίγο χρόνο για να προετοιμαστείτε. Σκεφτείτε τα βασικά σημεία που θέλετε να θίξετε και συγκεντρώστε συγκεκριμένα παραδείγματα για να καταστήσετε τις παρατηρήσεις σας πιο σαφείς. Η προετοιμασία διασφαλίζει ότι η ανατροφοδότησή σας είναι εστιασμένη και βασίζεται σε πραγματική συμπεριφορά ή απόδοση.
Συμβουλές:
– Καθορίστε τον σκοπό της ανατροφοδότησης. Είναι για να διορθώσετε μια συμπεριφορά, να βελτιώσετε την απόδοση ή να ενισχύσετε θετικές ενέργειες;
– Λάβετε υπόψη τον χρόνο και τον χώρο. Επιλέξτε έναν ιδιωτικό και ουδέτερο χώρο όπου ο εργαζόμενος θα αισθάνεται άνετα.
2. Να Είστε Συγκεκριμένοι
Όταν παρέχετε ανατροφοδότηση, να είστε όσο το δυνατόν πιο συγκεκριμένοι. Αποφύγετε αόριστες δηλώσεις όπως “Πρέπει να τα πας καλύτερα” ή “Καλή δουλειά”. Αντ’ αυτού, εστιάστε σε συγκεκριμένες ενέργειες, συμπεριφορές ή αποτελέσματα.
Παράδειγμα:
– Αναποτελεσματικό feedback: “Οι αναφορές σου δεν είναι καλές.”
– Αποτελεσματικό feedback: “Στην τελευταία αναφορά, υπήρχαν αρκετές ανακρίβειες στα δεδομένα που επηρέασαν την ανάλυσή μας. Για παράδειγμα, τα στοιχεία πωλήσεων για το δεύτερο τρίμηνο είχαν μια διαφορά της τάξης του 10%.”
3. Χρησιμοποιήστε το Μοντέλο SBI (Κατάσταση, Συμπεριφορά, Αντίκτυπος)
Ένα χρήσιμο εργαλείο για την παροχή feedback είναι το μοντέλο SBI, το οποίο σας βοηθά να δομήσετε την ανατροφοδότησή σας εστιάζοντας σε τρία στοιχεία:
– Κατάσταση (Situation): Περιγράψτε το πλαίσιο ή την κατάσταση όπου συνέβη η συμπεριφορά.
– Συμπεριφορά (Behaviour): Εξηγήστε τη συγκεκριμένη συμπεριφορά που παρατηρήσατε.
– Αντίκτυπος (Impact): Συζητήστε τον αντίκτυπο της συμπεριφοράς στην ομάδα, το έργο ή την εταιρεία.
Παράδειγμα:
– Κατάσταση: “Στη διάρκεια της ομαδικής μας συνάντησης την περασμένη Παρασκευή…”
– Συμπεριφορά: “…διακόψατε αρκετές φορές τους συναδέλφους ενώ μιλούσαν,”
– Αντίκτυπος: “…γεγονός που διέκοψε τη ροή της συνάντησης και έκανε δύσκολο για τους άλλους να μοιραστούν τις ιδέες τους.”
4. Εξισορροπήστε τη Θετική και την Εποικοδομητική Ανατροφοδότηση
Προσπαθήστε να παρέχετε μια ισορροπία μεταξύ θετικής ανατροφοδότησης (έπαινος) και εποικοδομητικής ανατροφοδότησης (περιοχές για βελτίωση). Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται αναγνώριση για τα δυνατά τους σημεία, ενώ κατανοούν και τις περιοχές που πρέπει να βελτιωθούν.
Παράδειγμα:
– Θετικό feedback: “Εκτιμώ πολύ που πήρες την πρωτοβουλία να ηγηθείς του έργου (project).”
– Εποικοδομητικό feedback: “Ωστόσο, παρατήρησα ότι το χρονοδιάγραμμα του έργου δεν ήταν ξεκάθαρο, γεγονός που οδήγησε σε κάποια σύγχυση στην ομάδα. Ας προσπαθήσουμε να θέσουμε πιο σαφείς προσδοκίες την επόμενη φορά.”
5. Εστιάστε στη Συμπεριφορά, Όχι στο Άτομο
Η ανατροφοδότηση πρέπει να αφορά συμπεριφορές και όχι χαρακτηριστικά του προσώπου. Αποφύγετε σχόλια που θα μπορούσαν να εκληφθούν ως επιθέσεις στον χαρακτήρα του εργαζομένου.
Παράδειγμα:
– Λάθος προσέγγιση: “Δεν είσαι ομαδικός παίκτης.”
– Σωστή προσέγγιση: “Παρατήρησα ότι συχνά προτιμάς να εργάζεσαι ανεξάρτητα, κάτι που μερικές φορές οδηγεί σε έλλειψη συνεργασίας με την υπόλοιπη ομάδα.”
6. Ενθαρρύνετε το Διάλογο και τη Συνεργασία
Η ανατροφοδότηση πρέπει να είναι μια αμφίδρομη συζήτηση και όχι ένας μονόλογος. Ενθαρρύνετε τον εργαζόμενο να μοιραστεί την οπτική του, να κάνει ερωτήσεις και να συζητήσει πιθανές λύσεις.
Ενδεικτικές ερωτήσεις:
– “Ποια είναι η γνώμη σου για αυτή την κατάσταση;”
– “Μπορείς να μοιραστείς τις σκέψεις σου για το πώς μπορούμε να το βελτιώσουμε;”
– “Τι είδους υποστήριξη χρειάζεσαι για να κάνεις αυτές τις αλλαγές;”
7. Ολοκληρώστε με μία Θετική Νότα και Πρακτικά Βήματα
Ολοκληρώστε τη συνεδρία feedback συνοψίζοντας τα βασικά σημεία και συμφωνώντας σε συγκεκριμένα, εφαρμόσιμα βήματα που θα οδηγήσουν σε βελτίωση. Το να τελειώνετε με μια θετική νότα συμβάλλει στην ενίσχυση της αξίας του εργαζομένου και θέτει τις βάσεις για μελλοντική επιτυχία.
Παράδειγμα:
– ““Είμαι βέβαιος ότι με λίγο περισσότερη έμφαση στην επικοινωνία, μπορείς να ηγηθείς ακόμα πιο επιτυχημένων έργων στο μέλλον. Ας κανονίσουμε μια συνάντηση παρακολούθησης σε δύο εβδομάδες για να αξιολογήσουμε την πρόοδο.”
8. Παρακολουθήστε την Πρόοδο
Η ανατροφοδότηση δεν τελειώνει με τη συζήτηση. Παρακολουθήστε την πρόοδο του εργαζομένου, προσφέρετε επιπλέον υποστήριξη και αναγνωρίστε κάθε θετική αλλαγή. Αυτό δείχνει ότι ενδιαφέρεστε για την ανάπτυξη του εργαζομένου.
Παράδειγμα:
– “Παρατήρησα τις αλλαγές που εφάρμοσες στο πρόσφατο έργο σου. Η ομάδα είναι πολύ πιο ευθυγραμμισμένη τώρα, κάτι που είναι πολύ θετικό!”
Η παροχή feedback είναι θεμελιώδης για έναν αποτελεσματικό μάνατζερ. Όταν είστε συγκεκριμένοι, χρησιμοποιείτε δομημένα μοντέλα όπως το SBI, εξισορροπείτε τη θετική και την εποικοδομητική ανατροφοδότηση και ενθαρρύνετε τον ανοιχτό διάλογο, μπορείτε να δώσετε feedback που όχι μόνο αντιμετωπίζει ζητήματα απόδοσης, αλλά και εμπνέει και κινητοποιεί τους υπαλλήλους σας. Θυμηθείτε, ο στόχος της ανατροφοδότησης είναι να βοηθήσετε την ομάδα σας να αναπτυχθεί και να πετύχει, συμβάλλοντας στη συνολική επιτυχία του οργανισμού.